OUTLOOKの使い方
本当につかえてますか？
実は世の中にノウハウが全然ない。
サントリーの森新さんという方の講演を受けました。彼はメール術のプロとして様々な企業さんで講師をされています。
森新のショートカットキー+Outlook研究家のセミナー | ストアカ
社内の働き方改革を推進する中で、みんなずっとアウトルックやってるのにアウトルック使うの下手すぎない？ということに気がついたようです。それで自分で研究をしてみると、実はOUTLOOKはショートカットも豊富だし、よく設計されたソフトウェアだ！ということを学びます。同じような課題を持っている人は実は世の中にたくさんあるんじゃないか、ということで、社内の問題を解決した先で講師業を始めるに至った、とのことです。
あなたの会社にもたぶん課題がある
アンケートを取ると、人は平均で35％もの時間、メールをしているらしいです。年間に相当するとこれは500時間分のボリュームになるんだ！とのこと。恐ろしいですね・・。つまり、これを20%効率化できたら平均で1日30分増える計算です。1日30分てすごくないですか？これからお伝えする方法を実践すれば、20%の時間短縮になります。（森さんの過去実績ベース）前置きはこのあたりにして、早速中身に入っていきましょう
OUTLOOKの使い方
OUTLOOKにおける無駄は、おおまかに下記3つだということです。画面遷移、マウスへの過剰依存、過度なメール整理の3つです。これを解決するソリューションは2つのシンプルなやり方です。1つはショートカットキーを10個覚えること。2つめはメールを整理しないことです。
OUTLOOKで脱マウス！
10個のショートカットについて覚える前に、windowsではEscapeキーを活用できることが大きなアドバンテージになる！ということをインプットしておきたいです。Escapeキーは、「親アプリは落とさずに小画面を閉じる魔法のキー」！。ガンガン押しても困らないすごいキーなので、まずはこれを使いこなすことが大前提です。脱マウスを実現するために覚えるべきキー一覧は下記です。
①返信はctrl+R
②全員返信はctrl+shift+R
③転送はctrl+F
④本文、宛先、CCにカーソルを動かすときは「tab」と「shift+tab」
⑤検索はctrl+E（準備として、適切な詳細検索の項目を用意しておく）
＃検索から戻るときもescape
⑥ブランクのメール ctrl+N
＃もちろんメールを削除・下書き保存するときもescape
⑦次のメールを見るときは、ctrl+>（前のメールはctrl+<）
⑧送信するときはctrl+enter
⑨書式を統一したいとき（別の場所から文をコピーしたときなど）は、範囲選択してctrl+space
＃この技はワードでもパワポでも一緒！！
標準書式はファイルタブ→オプションで決められる。部署単位でオプションを統一するとなおよし
⑩個目・・忘れてしまいました・・・ご容赦ください
最速の整理術は整理をしないこと
これはアウトルックの使い方、というよりはメールとの向き合い方ですね。メール整理に関する彼の結論は、メールを整理することはできない、です。彼の結論というよりも、世の中のある層の結論、という方が厳密かもしれません。整理という作業に付きまとう”こうもり問題”という問題は世の中一般で語られていることです。
ファイルの分類をやめたときに人は成長出来る | RickyNews
今回推奨された方法は、”受信トレイは郵便受け”として活用し、整理はせずに”検索”を使いこなす方法でした。具体的には、メールは整理せずに、受信箱はすべてアクションが必要なメールだけにしておく、そうでないメールはすべてアーカイブに入れる、という方法です。手続きとしては下記のような感じ。
①朝一、一番上のメールを見る。ENTER
②リアクションが必要な場合は何もせず次のメールにうつる。ctrl+>
③リアクションが必要じゃない場合はメールをアーカイブに入れる。ctrl+shift+9からのctrl+>
準備は、/アーカイブという新しいフォルダを作っておいて、アーカイブへ移動、という操作をクイック操作でctrl+shift+9に登録しておくだけ！
ちょっと高度なスキル編
①最速でタブを移動させる方法
ctrl+（数字）を押すだけ！
②最速で添付ファイル付きのメールが作る方法
添付したいファイルをコピーしといて、OUTLOOKを開きながらctrl+Vを開くだけ！
③最速で宛先に送りたい相手のアドレスを出す方法
”宛先”タブで”田中”と打ってctrl+Kを押すだけ！(もちろん田中さんに送りたい場合)
まとめ
アウトルックを使ったメールの時間は、20%削減できる！その方法は
①ショートカットキーを10個覚える！
②メールを整理しない
これだけ！ぜひやってみてください。うまくいったら教えてもらえると嬉しいです。
